Quy trình bảo vệ tại Khu đô thị

Kiểm soát nhà thầu ra/vào

Mục đích: Giám sát mọi hoạt động của nhà thầu. Nhà thầu phải thực hiện nghiêm túc nội quy xây dựng đề ra áp dụng cho nhà thầu, nhằm đảm bảo trật tự an ninh trong Khu đô thị.
Quy trình:

Nhà thầu phải thực hiện đầy đủ việc đăng ký danh sách công nhân (có dán ảnh, số CMND) ra/vào khu vực tại Khu đô thị. Thực hiện đăng ký trước khi nhà thầu tiến hành thi công trong Khu đô thị. Danh sách đăng ký phải được BQL Khu đô thị phê duyệt và giữ bản gốc, bản sao của danh sách gửi cho Phòng an ninh để đối chiếu.
Kiểm tra danh sách đăng ký ra/vào của công nhân nhà thầu có chữ ký phê duyệt.
Nhân viên Bảo vệ đối chiếu bản sao danh sách đăng ký ra/vào với CMND của công nhân, cấp/kiểm tra thẻ trước khi cho vào.
Công nhân các nhà thầu có trách nhiệm đăng ký tài sản/trang thiết bị phục vụ mục đích công việc với nhân viên Bảo vệ tại cổng trước khi mang vào và xuất trình giấy đăng ký khi muốn mang tài sản đó ra qua cổng.
Công nhân các nhà thầu phải được trang bị, mặc quần áo/giày/mũ bảo hộ đúng tiêu chuẩn trước khi vào làm việc.
Công nhân các nhà thầu phải được trang bị, sử dụng bảo hộ an toàn cho những công việc đặc thù như dây an toàn khi làm việc trên cao, mặt nạ hàn…
Nhân viên an ninh hướng dẫn công nhân của các nhà thầu vào các dự án theo các đường, qua các cổng quy định.
Lập biên bản nếu phát hiện công nhân hút thuốc, xả rác hay gây mất trật tự, an ninh và an toàn lao động.
Nếu công nhân gây hư hỏng, thiệt hại tài sản của Khu đô thị tại khu vực công cộng, nhân viên Bảo vệ lập biên bản ngay lập tức và thông báo cho cấp trên để có hướng xử lý.
Nhân viên Bảo vệ sẽ giám sát các công việc của nhà thầu đảm bảo công nhân nhà thầu thực hiện đúng công việc với nội dung đã đăng ký và thực hiện đúng nội qui dành cho nhà thầu.
Nhà thầu không được phép phân phối tờ rơi quảng cáo trong Khu đô thị.

Nhân viên Bảo vệ kiểm soát chặt ngay lúc xe vào công Khu đô thị

Kiểm soát hàng hóa ra/vào

Mục đích: Thi hành nghiêm nhiệm vụ này sẽ ngăn chặn tình trạng mất trộm tài sản chung của Khu đô thị và tài sản của Cư dân, của khách thuê.
Quy trình:

Nhà thầu phải thực hiện đầy đủ việc đăng ký danh sách mang tài sản vào, ra khỏi dự án/ Khu đô thị.Việc đăng ký phải được thực hiện trước khi nhà thầu tiến hành thi công trong Khu đô thị. Danh sách đăng ký phải được BQL dự án phê duyệt, bản sao của danh sách được phê duyệt sẽ được gửi cho Phòng ANĐT.
Tất cả tài sản của Khu đô thị hay của nhà thầu phụ khi mang ra khỏi cổng cần kèm theo phiếu ra cổng đã được duyệt. Nếu nghi ngờ, nhân viên an ninh phải thông báo cho cấp trên hoặc chủ nhà cụ thể vụ việc để phối hợp xác minh.
Thu lại phiếu ra cổng và lưu hồ sơ. Phiếu ra cổng không hợp lệ nếu:

Chủng loại/số lượng hàng không đúng như đã ghi trong danh sách đăng ký mang ra khỏi Khu đô thị.
Phiếu ra cổng có dấu hiệu tẩy xóa.

Nếu phát hiện sai phạm, công nhân bị giữ lại và điều tra. Hàng hóa tạm thời bị tịch thu và xem như tang vật trong quá trình chờ các cấp có thẩm quyền kiểm tra và giải quyết.

Bảo vệ đăng ký vật tư nhà cung cấp mang vào Khu đô thị

Quy trình kiểm soát xe ra/vào Khu đô thị

Mục đích:

Vì lý do an ninh, không để bất kỳ người lạ nào ra/vào khu vực an ninh phụ trách khi không có sự đồng ý của chủ nhà/ khách thuê. Nhân viên an ninh phải nghiêm túc thực hiện qui định này.
Nhân viên trực tại cổng cửa phải nắm bắt được thói quen, giờ giấc đi lại và các thành viên trong cùng căn tại khu vực mình đảm nhiệm. Nắm bắt lượng khách ra vào thường xuyên của từng căn hộ.
Nhân viên phải kết nối tốt với chủ nhầ và các vị trí bảo vệ trong khu vực.
Quy trình áp dụng cho mọi khách vào khu đô thị

Quy trình:

VÀO CỔNG

Khi có xe/ người vào khu vực, nhân viên Bảo vệ ra hiệu lệnh dừng xe, tiếp cận ở khoảng cách 1m và chào hỏi khách.
Lấy thông tin và mục đích của khách muốn vào khu vực:
Trường hợp xác minh đúng là Cư dân thì mở barie cho Cư dân vào.
Trường hợp là khách muốn vào tham quan, nhân viên an ninh trực cổng có nhiệm vụ hướng dẫn khách liên hệ với bộ phận Chăm sóc khách hàng của công ty để được hướng dẫn thủ tục đi thăm quan khu vực.
Trường hợp là khách của Cư dân trong khu vực, nhân viên an ninh trực cổng có nhiệm vụ lấy thông tin của khách sau đó dùng hotline gọi điện cho chủ nhà xác nhận. Nếu chủ nhà đồng ý thì nhân viên sẽ hướng dẫn khách đăng kí thông tin: BKS xe, thời gian vào, số lượng người, trang thiết bị mang vào vào sổ đăng ký và mời khách vào. Trong trường hợp chủ nhà từ chối cho khách vào, chủ nhà không nghe điện thoại hoặc không có nhà sau khi nhân viên an ninh đi kiểm tra thì giải thích và mời khách quay lại vào lần sau.
Lưu hồ sơ theo thứ tự: ngày/ giờ/ bộ phận…v.v…

Bảo vệ chào hỏi và kiểm soát khách vào Khu đô thị

RA CỔNG

Nhân viên Bảo vệ kiểm tra những thông tin như khách đã đăng ký lúc vào, kiểm tra xem có khác thường gì so với lúc khách thăm vào (Ví dụ: vẻ mặt hoảng loạn, vội vã, trẻ em khóc hoặc mang những tài sản/trang thiết bị ra mà lúc vào không có….).
Nếu phát hiện bất thường, nhân viên Bảo vệ ngay lập tức yêu cầu khách thăm xuống xe hoặc dừng lại chờ kiểm tra với chủ nhà nơi khách vừa vào thăm để xác nhận.
Trong trường hợp kiểm tra không thấy có gì khác thường thì nhân viên mở barie mời khách ra, sau đó ghi lại giờ ra vào sổ ghi chép.

Bảo vệ hướng dẫn xe ra khỏi Khu đô thị

Quy trình kiểm soát xe ra/vào bãi xe trong Khu đô thị

Mục đích: Đảm bảo phân luồng phương tiện đi lại và sự an toàn của xe đưa đón khách, nhân viên trong khu vực bãi xe, đảm bảo sử dụng thành thạo các trang thiết bị PCCC.
Quy trình:
Nhân viên an ninh kiểm tra các xe vào bãi, chỉ những xe được cấp phép mới được đỗ trong bãi xe.
Kiểm tra kỹ tình trạng xe trước khi gửi vào hoặc lấy ra khỏi bãi xe. Ghi vào sổ theo dõi tình trạng xe trước khi vào bãi và khi xe lấy ra khỏi bãi.
Hướng dẫn, hỗ trợ khách, điều phối không để ùn tắc giao thông khu vực đường giao thông phía trước và phía sau khu vực nhà xe/bãi xe.
Phát/thu vé chặt chẽ, đảm bảo đúng BKS xe, đúng vé đã ghi (ghi chi tiết ngày/tháng/năm, thời gian xe vào bãi). Nếu kiểm soát bằng hệ thống thông minh thì chắc chắn mọi thông tin phải chính xác giữa hệ thống và xe vào ra.
Không cho phép những đối tượng lạ lảng vảng trong khu vực bãi xe, đề phòng những trường hợp bất thường, vi phạm pháp luật có thể xảy ra.
Giám sát toàn bộ bãi xe, thường xuyên kiểm tra khu vực phía trong, ngoài và xung quanh bãi xe, mục đích kịp thời ngăn chặn những vấn đề liên quan đến an toàn cháy nổ và trộm cắp/ phá hoại có thể xảy ra.
Giám sát hoạt động của bãi xe tại phòng Camera phòng chống trộm cắp phụ tùng, phòng chống lấy cắp xe, tài sản bên trong xe.
Nhân viên an ninh chủ động giúp đỡ/hướng dẫn Cư dân/khách và nhân viên khi có yêu cầu.
Không nhận gửi đồ của bất kỳ ai trong khu vực bãi xe.

Bảo vệ hướng dẫn khách hàng đậu xe đúng lốt quy định

Quy trình tuần tra

Mục đích: Đảm bảo trách nhiệm duy trì an ninh, trật tự, an toàn cho toàn Khu đô thị
Quy trình:
Tuần tra thường xuyên theo lộ trình qui định nhưng không nhất thiết vào các khung giờ nhất định.
Khi đi tuần buổi đêm phải có đèn pin, vặn nhỏ bộ đàm. Tránh gây tiếng động lớn để ảnh hưởng đến giấc ngủ của Cư dân.
Sử dụng mọi giác quan và thật tập trung trong khi đi tuần tra.
Kiểm tra cẩn thận tài sản/trang thiết bị của CĐT và Cư dân có trong khu vực. Phát hiện kịp thời mất mát, hỏng hóc, phá hoại nếu có.
Kiểm tra hệ thống cửa, ánh sáng, tài sản công cộng, PCCC….
Kịp thời phát hiện, xử lý, ngăn chặn các hiện tượng liên quan đến mất an ninh, an toàn PCCC trong khu vực tuần tra.
Phát hiện các chi tiết bất thường, tiếng động lạ, mùi lạ (cửa không khóa, vật lạ bỏ quên, tiếng la hét….).
Kiểm tra khu vực công cộng, cây xanh (sảnh, lối đi quanh Khu đô thị, hệ thống tường rào, nhà vệ sinh, thang thoát hiểm...vv...).
Kiểm tra và di dời vật chắn lối đi, lối thoát hiểm hoặc chắn các thiết bị cứu hỏa.
Giúp đỡ/hướng dẫn Cư dân/khách đến Khu đô thị.
Ghi chú chi tiết việc tuần tra báo cáo mọi trường hợp bất thường.

Bảo vệ tuần tra, giám sát an ninh khu vực tiềm ẩn nhiều nguy cơ rủi ro về đuối nước

Quy trình phòng Camera

Mục đích: Hướng dẫn cho nhân viên trực Camera cách thức xem camera phát hiện sự cố, sự vụ xảy ra trong Khu đô thị.
Quy trình:
Nhân viên bảo vệ trực tại phòng Camera có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động của Khu đô thị qua việc khai thác hệ thống camera.
Quan sát, khai thác thông tin camera nhằm phát hiện kịp thời các sự cố cháy, chập điện, các cửa thoát hiểm bị mở, người lạ đi lại tại các khu vực, các sự việc bất thường diễn tra trong khu đô thị.
Thông qua phòng camera, nhân viên an ninh ghi nhận chi tiết các tình huống, sự cố tại các vị trí.
Tiếp nhận yêu cầu hỗ trợ từ các vị trí trong Khu đô thị. Khi phát hiện tình huống nghi vấn hay được yêu cầu giám sát đối tượng nghi vấn, nhân viên trực xác định vị trí đối tượng cần giám sát; liên tục cập nhật vị trí và trạng thái đối tượng báo cáo cho Ca trưởng để phối hợp với nhân viên tuần tra giám sát chặt chẽ đối tượng, không để cho kẻ xấu có cơ hội hành động.
Quan sát những vị trí nhạy cảm, kịp thời thông báo cho lực lượng an ninh đang làm nhiệm vụ những tình huống nghi vấn.
Nhân viên Bảo vệ trực tại phòng Camera phải thường xuyên giữ liên lạc, trao đổi, cung cấp thông tin cần thiết về tình hình an ninh với các bộ phận, cá nhân có liên quan; khi phát hiện các tín hiệu báo động, sự cố phải lập tức báo cho nhân viên an ninh đang làm nhiệm vụ tại khu vực và cấp trên.
Chỉ có người có trách nhiệm mới được phép vào phòng Camera. Thông tin camera là chứng cứ trực tiếp quan trọng trong điều tra, xét xử; phát hiện sự việc mất cắp, tai nạn, đánh nhau, ... phải được lưu giữ, khai thác, bảo mật và chỉ được cung cấp thông tin khi có sự chấp thuận của cấp thẩm quyền.
Khi cá nhân hoặc bộ phận nào muốn kiểm tra sự cố đã xảy ra qua hệ thống camera phải có sự đồng ý của Trưởng phòng An Ninh Đô Thị. Nhân viên an ninh trực phòng camera sẽ ghi nhận đầy đủ lý do và thời gian kiểm tra.
Khi hệ thống camera có sự cố nhân viên trực phải báo cáo ngay cho cấp trên và Phòng Kỹ Thuật Bảo Trì xử lý kịp thời.

Bảo vệ giám sát an ninh qua hệ thống camera

Công an/Xe cứu thương vào khu đô thị

Mục đích: Hướng dẫn công an/xe cứu thương vào khu vực cần đến
Quy trình:
Công an/xe cứu thương và nhân viên khi ra vào tránh gây chú ý cho Cư dân, khách thuê/khách đến làm việc tại Khu đô thị, ví dụ như cần tắt còi hụ. Xe cứu thương cần đậu ở khu vực qui định, thuận lợi.
Nhân viên Bảo vệ hướng dẫn Công an/nhân viên y tế đến địa điểm cần đến.
Phòng ANĐT tiếp xúc với công an có thẩm quyền. Công an viên cần trình thẻ ngành, giấy giới thiệu khi làm việc.

Nhân viên không có nhiệm vụ sẽ không được phép tiếp xúc hay cung cấp thông tin cho Công an/nhân viên y tế/báo chí. Mọi thông tin chỉ được cung cấp từ cấp có thẩm quyền của Khu đô thị.

Giải quyết khiếu nại và thực hiện yêu cầu

Mục đích: Đảm bảo mọi khiếu nại được xử lý nhanh chóng và thỏa đáng, tất cả nhân viên Bảo vệ phải tuân theo qui trình xử lý khiếu nại, giải quyết nhanh gọn sẽ luôn giữ được Khách hàng. Tất cả mọi khiếu nại cần được ghi vào sổ nhật ký.

Chú ý: Quy trình này chỉ áp dụng ngoài giờ làm việc khi không có Lễ tân trực tại sảnh.

Quy trình:

Lắng nghe Cư dân/Khách hàng chăm chú, không được ngắt lời Cư dân/Khách hàng. Thể hiện sự thông cảm với Cư dân/Khách hàng.
Đảm bảo hiểu rõ nội dung phản ánh của Cư dân/Khách hàng. Luôn tỏ rõ sự tôn trọng và lễ độ với Cư dân, khách.
Ghi chép cẩn thận. Không nên tranh cãi, giải thích hay đổ lỗi cho Bộ phận khác.
Xin lỗi khách, thông báo cho Lãnh đạo Phòng ANĐT/Ban quản lý và Phòng/Ban liên quan để có thể giải quyết sự cố nhanh chóng.
Ghi chú chi tiết vào sổ nhật ký.
Nếu vấn đề liên quan đến an ninh, nhân viên Bảo vệ phải hiểu cách xử lý ngay lập tức. Không được phép để sự cố xảy ra làm ảnh hưởng đến Cư dân/Khách thuê/Khách đến làm việc, đồng thời chia sẻ thông tin cho đồng nghiệp tránh để xảy ra tình huống tương tự.

Quy trình xử lý đồ vật thất lạc

Mục đích: Khi Cư dân/Khách hàng hay nhân viên trong Khu đô thị báo thất lạc đồ vật, phải yêu cầu Cư dân/Khách hàng hay nhân viên đó điền vào mẫu đơn, thông báo tình huống và đồ vật tìm thấy cho Phòng ANĐT.
Quy trình:

Nếu nhân viên Bảo vệ tìm thấy/nhặt được đồ vật thất lạc cần báo ngay cho cấp trên. Nếu là tài sản có giá trị cao hoặc lượng tiền mặt lớn, cần ngay lập tức báo cho Trưởng phòng ANĐT hoặc Ban quản lý để xử lý.
Nếu đồ vật thất lạc do người khác chuyển đến, nhân viên Bảo vệ ghi chú chi tiết, tạm giữ tài sản để xác minh chủ nhân.
Nếu có Cư dân/Khách hàng/nhân viên trong Khu đô thị đến gặp nhân viên Bảo vệ thông báo mất đồ hay nhân viên an ninh nhận điện thoại báo thất lạc đồ vật, nhân viên Bảo vệ phải thông báo cho cấp trên và thực hiện xác minh, bàn giao tài sản. Lập biên bản bàn giao và cho người liên quan kiểm tra tài sản, ký xác nhận vào biên bản bàn giao.

Quy trình khi xảy ra cháy nổ

Các biện pháp phòng cháy

Nhân viên Bảo vệ trong Khu đô thị phải làm quen với các phương tiện PCCC như: họng nước, dây dẫn, đầu phun, máy bơm cứu hỏa, các loại bình chữa cháy, tiêu lệnh PCCC, danh bạ các cơ quan cứu hỏa, câu liêm, thùng cát, thang…
Phòng ANĐT và các đơn vị dịch vụ bảo vệ thuê ngoài có trách nhiệm thường xuyên đào tạo nhân viên về kỹ năng sử dụng trang thiết bị PCCC và cách phối hợp xử lý khi có cháy nổ xảy ra.
Kiểm tra hệ thống trụ nước cứu hỏa trong khu vực 01 lần/tuần.
Tiến hành kiểm tra chất lượng/tình trạng bình cứu hỏa tại các khu vực 01 lần/tháng.
Thường xuyên tuần tra giám sát các khu vực dễ gây cháy nổ.
Khi di dời các phương tiện PCCC phải có sự đồng ý của các cấp có liên quan.
Không để vật gây cản trở của các phương tiện PCCC.
Luôn kiểm tra và để thông thoáng lối thoát hiểm.
Không để vật tư, tài sản dễ cháy nổ gần nơi dễ xảy ra hỏa hoạn.

Quy trình khi có báo cháy

Ngay khi nhận được tin báo từ Cư dân/Khách hàng/nhân viên làm việc tại Khu đô thị hoặc có tín hiệu báo cháy báo về trung tâm trên màn hình đồ họa, nhân viên Bảo vệ phải nhanh chóng tiếp cận đến địa điểm báo cháy kiểm tra xem là cháy thật hay cháy giả, mức độ lớn hay nhỏ.
Thông báo cho cấp trên và các bộ phận có liên quan.
Nếu là lỗi hệ thống hoặc do sơ suất của Cư dân/Khách hàng trong quá trình sử dụng thiết bị sinh nhiệt thì reset/thiết lập lại hệ thống.
Nếu cháy nhỏ và nhận định không nguy hiểm thì phải nhân viên Bảo vệ phải sử dụng các phương tiện PCCC gần đó để dập tắt.
Nếu cháy lớn và có thể xác định lây lan nguy hiểm cần phải:
Phát lệnh báo động có cháy.
Cúp cầu dao điện
Thông báo tình hình cháy cho cấp trên
Tổ chức chữa cháy theo phương án có sẵn và đã được đào tạo.
Gọi điện cho Đội cảnh sát PCCC chuyên nghiệp (114), nội dung cuộc gọi ngắn gọn rõ ràng đầy đủ thông tin như mức độ đám cháy, cháy gì, địa điểm xảy ra cháy… cắt cử nhân viên an ninh đón/hướng dẫn các phương tiện PCCC đến đúng nơi cháy, hướng đi dường thuận lợi nhất và trụ nước gần nhất.
Cử nhân viên an ninh đứng tại các trục giao thông chính để điều tiết giao thông và ngăn không cho những người liên quan tiếp cận đám cháy/khu vực cháy hoặc không để kẻ gian lợi dụng trộm cắp tài sản.
Báo ngay cho Đội PCCC của Khu đô thị để tham gia dập tắt đám cháy.
Kết hợp cùng các Phòng/Ban tổ chức, hướng dẫn Cư dân thoát hiểm, cứu người và cứu tài sản.
Mở nhanh các lối thoát hiểm để mọi người thoát ra ngoài.
Chuẩn bị nhanh chóng, thuận lợi lối đi lại cho xe cứu hỏa-cứu thương.
Di dời ngay lập tức các đồ vật dễ gây cháy, nổ ra xa khu vực nguy hiểm.
Tăng cường bảo vệ Khu đô thị , không để kẻ xấu lợi dụng lúc lộn xộn đột nhập vào Khu đô thị, tẩu tán, trộm cắp, cướp giật…
Tất cả nhân viên an ninh phải đảm bảo an toàn vị trí được phân công.
Nếu có bãi xe, cần phải: đảm bảo an toàn tại đây, đóng các cửa vào bãi xe.
Không cho mọi người lấy xe trừ khi có lệnh báo an toàn từ cấp có thẩm quyền.
Hướng dẫn và vận động CBNV di tản tài liệu và thiết bị có giá trị đến nơi an tòan.
Ghi chú: Trường hợp hỏa hoạn xảy ra bên trong văn phòng, sử dụng chìa khóa mở cửa vào và cùng lúc thông báo cho người liên lạc của Khách thuê văn phòng/diện tích thuê thương mại. Lập biên bản và báo cáo cấp trên.